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如何运行有效的全手会议

2020年4月29日
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最成功的组织知道这一点透明度使他们的业务更强大。以及他们创造这种信任感和透明度与他们的团队的方式之一是通过全面的会议。

全公司范围内的全员会议将你的团队聚集在一起,让他们对你的组织(作为一个整体以及团队和部门内部)的现状有一个透明的看法,让每个人都参与到你的目标中来。但并不是所有的全体会议都是平等的。如果你想让全员会议变得有效,并确保所有出席会议的人都对你的组织和你前进的方向感到包括和兴奋,这里有一些你想要遵循的最佳实践。

为什么全手会议很重要

首先:在我们开始讨论如何提高全员会议的效率和整体影响之前,让我们先快速地讨论一下为什么全员会议如此重要。

所有手会的最大好处之一是团队和员工与领导之间的混合,这可以激发新的联系和新想法。

全手会议驱动“在一起的人们在一起的人之间的对齐增加。这对来自各个部门的人来说是一个非常好的机会,以听到关于公司内部发生的事情,并满足同事,他们不一定在日常工作,“葆拉·齐泽克他是麻省理工学院(mit)的首席研究官nobl集体这是一家致力于改变公司文化的组织设计公司。“你可以混合在一起,希望能得到想法和机会的交叉授粉。当然,这也是一个社交的机会,在更私人的层面上了解你的同事。”

所有手会议还为您的团队提供了一个大幅度的观点,即他们的日常任务整体对组织影响,以及他们的工作如何受益于您的公司及其职业生长。

“一体化会议的目标最终是两倍,”CiCek说。“一个人,你想让人们了解他们的工作如何为更大的画面和公司的目标做出贡献。然后,第二部分是公司的长期目标以及他们所努力的事情将使他们的职业生涯受益,“她说。

而且,作为领导者,如果您可以在所有手中会议和练习与您的团队练习开放和诚实的透明度,那么建筑信托也有额外的利益。“如果你能真正展示透明度并表明你的组织的领导人更像是人类......这是一个真正的好处,让一只手和将人民带在一起,”CITIZK说。

全员会议的最佳实践

显然,所有手机会议可以为您的组织和员工提供大量的好处 - 但只有你做得好。让我们深入了解尽可能成功的所有手会议的最佳实践。

1.提前准备团队。

如果全员会议在你的组织中不是经常发生,确保你不会在日程安排过程中敲响警钟。

“建立一只手作为中立事件很重要,”CICEK说。“如果有人在[目前的气候]上看,那么”嘿大家,我们就是一人,我们就会立即跳到最糟糕的情况下,“她说。

当您在第一个(或者在很长一段时间内)发出邀请时,请务必“包括议程”,让人们知道[你将要讨论]。给他们一些预期的[想法]。否则,他们只是猜测,“她说。

通过包括一个议程并对你的全体会议的目的透明,你会放心地把你的团队的思想 - 并确保他们不会开始恐慌,其中消极的东西(如裁员)在地平线上。

2.保持所有手短路和准时。

参加会议的人越多,让他们参与进来就越困难。这就是为什么,如果你想确保全员会议卓有成效,并给你的团队留下深刻印象,你就需要简明扼要。

“保持简介,”说Kirk Guthrie.公司人力资源执行总监必威app下载innocean美国,世卫组织有经验,在亨廷顿海滩,加利福尼亚州亨廷顿海滩,加州办事处和其他团队成员中为超过400名员工协调了广告代理的双手所有员工。“他们不需要继续。你开始真正失去参与和参与[那么],“他说。

取决于您在会议中所需的覆盖程度,30分钟到一个小时的任何地方应该充足。并确保您按时开始和结束。你已经要求你的整个组织从他们的日常任务离开这次会议,并且重要的是向他们展示你尊重他们的时间。

一定要准时上班。每个人都有繁忙的日程……人们有事情要做,所以要尊重他们的时间。”齐泽克说道。

3.关注正确的内容。

再次强调,你要确保全体会议中的每个人都参与进来并保持兴趣。这就意味着要专注于相关的和有趣的内容整个公司。

如果您想保留与整个组织相关的全手会议,Guthrie建议关注三个关键类别的内容:关键信息(现在尤为重要,因为公司导航新冠病毒大流行的影响,包括向远程工作的转变)和现在的生意,然后以一些有趣的、社交的或互动的事情结束。

谈到现在的业务时,避免使用全面的内容避免进入杂草。理想情况下,您的演示或讨论应该广泛概述组织内发生的情况。然后,如果员工想要了解更多或参与,他们可以直接跟进适当的联系人或团队。

“让它足够高,在你可以引起兴趣的地方,然后[让他们]知道谁跟进,”格思里。

别忘了有趣的部分。全员会议是整个团队联系、更多地了解彼此和社交的机会,所以在每次全员会议上为娱乐和联系留出时间和空间是非常必要的。

4.切换件事。

所有手会议不应该有机会为您的团队直接向您的团队提升和聊天。虽然领导力投入很重要,但如果你想保持有趣和吸引力的事情,那么你就想要切换事情。

“[你的员工]每月不想听到同一个人,”格雅里。“改变演示者,所以观众对看到新的面孔和学习更多关于[其他球队]的观众来说,这也许他们每天都没有工作,”他说。

例如,在全体会议开始时,你可以听到首席执行官的欢迎。然后,在与团队分享任何重要信息后,领导者可以把麦克风传给另一个团队,让他们了解组织中他们所在的角落正在发生的事情。一定要把麦克风传给a不同每次手中的团队。

“旋转字符施放。你想邀请不同的人参加,以保持新鲜的东西......能够听到公司内部的不同团队,[和for]不同的部门能够听到发生的事情,“CICEK说。”

5.分享成功和机会。

当你要求一支球队出席一只手会的会议时,他们会本能地想要尽力前进。这完全没问题。所有手会议都是分享成功的好地方(以及您自己的喇叭有点鸟类)。但随着整个公司聚集在一个地方,它也是分享学习机会的一个很好的论坛。

“你应该绝对应该庆祝你的团队正在做什么以及他们来的是多远,但人们听到他们学会了其他人的别人或者没有那么好的东西,那么对人们来说都是重要的,”CITICEK说。

当您要求团队在一方面会面时,让他们有机会分享他们的成功。但是,如果可能的话,也请他们分享一些挑战。同样的事情是领导团队。

通过让其他团队了解他们所面临的挑战(以及他们如何克服它们),那些挑战从一个团队或领导者的学习机会转变为整个组织。

6.让您的会议与现场Q&A交互。

同样,让某人站在房间前面,在你的整个组织里发言一个小时,并不是最吸引人的会议形式。如果你想让整个团队都参与进来,那就邀请他们参与进来,并想办法让所有人都参与进来的会议更具互动性。

显然,您的组织越大,允许每个人参与的可能性越具挑战性。但是,无论有多少员工都出席了,托管了一个带领的问答,可以让你的团队参与一下子会议。

在开会之前,让你的团队提交关于领导力、你的组织或其他他们可能感兴趣的与业务相关的问题。然后,在全体会议开始或结束时,抽出几分钟时间来解决这些问题。

“打开地板,以举办问答或AMA(问我任何东西)会议,”CICEK说。“我们建议人们提前提出问题,以便可以准备领导人。您可以将其设置为若干问题是匿名发送,所以询问问题的人也感到安全,而且...... [你鼓励]信任和透明度,“她说。

7.让它包容所有员工。

当您托管一体化的会议时,这对所有员工提供了至关重要的是,包括那些没有上方的人。

当您计划全面会议时,请确保您正在采取措施包括偏远工人并使他们成为会议的重要组成部分。

Cizek建议在你的会议计划过程中考虑到远程工作者的经验。“如果有一个特别的演示,确保提前准备好幻灯片,并把它们发给远程工作人员……这样他们就能真正看到发生了什么。”

您还可以邀请在所有手中邀请远程团队展示或鼓励他们通过视频会议软件发送问题 - 然后务必在会议期间解决这些问题。

记录下你的全部行动也会很有帮助。这样的话,如果你的远程团队听不清或看不清会议的某个特定部分(或者,不管什么原因,不能参加),他们就可以继续看回放。

8.要求反馈。

您希望确保您的员工从您的全面会议中获取一些东西。运行有效的全手会议的最重要因素之一,并确保他们继续要有效,正在接受反馈。

在你的全手会议之后,跟进您的团队进行反馈。问他们喜欢这次会议的哪些方面,他们认为有哪些方面可以改进,以及他们希望在下一次全体会议中看到哪些改变。然后——这是至关重要的部分——确保花时间阅读反馈,并利用它来推动你下一次全员工作的计划和执行。

当您雇用员工的反馈并使用它来改进和发展所有手中会议时,不仅您的会议变得更加有效和有影响,但您的团队也会感受到尊重和听到,这可能会导致更好员工敬业度

既然你知道如何让一只手会议更成功,所以剩下的就是让所有手放在甲板上并开始规划你的下一个公司的会议。