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7个技巧写作工作邮件像老板一样

2019年8月23日
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如今,工作沟通的选择如此之多,电子邮件仍然是最重要的。根据2017年的数据盖洛普民意测验,据估计,员工上的时间平均为25%花费在工作时发送和回复工作相关的电子邮件,因此通过电子邮件与同事,经理以及客户的成功通信是一个关键的技能对促进你的职业生涯。必威app手机下载版

当你只需通过iPhone的键盘就能收到电子邮件时,很容易对它的使用变得过于随意和漫不经心。你可能只是养成了某些发邮件的习惯(过分热心的表情符号用户,我们说的是你),这可能会微妙地损害你的表现和你在公司中的成长。

锐化您的电子邮件通信可能是一些额外的东西,可以帮助你在你的当前位置茁壮成长,表明你已经准备好了一个新的水平。无论你是老板或正在朝这个方向领导,这些PRO提示将帮助你填写你的收件箱中有效的对话和每个人留下深刻的印象,你接触到(虚拟)接触。

1.下来正事的时候了。

每个人都很忙,包括你,所以有时候最好还是向右切入正题。联合创始人更好地管理人员有限责任公司利·斯蒂尔(Leigh Steere)的写作哲学是在邮件主题行和第一段开门见山地切入主题。在主题栏用“呼吁行动”开头,比如“XYZ项目需要在周五,8/24/19,当天结束前输入提醒读者到底需要完成什么任务。

这并不是说你不能用一个快速的个人,友好的问候,以解决人开始的电子邮件。但为了鼓励最高效的响应,开始与底线,喜欢的请求或问题需要被在邮件的右上角讨论。然后,斯蒂尔建议,跟进的要点或单独段落的配套细则,以便没有请求的一部分被排除在外。

2.了解你的听众。

在某些情况下,你应该取决于是否你与工作同行对一个高级别的员工发送电子邮件调整你的语气。随着经理或类似必威app手机下载版级别的优越,从开始使用更正式的语气,票据认证的职业和工作场所专家在Zety,迈克尔张照片。然后你可以根据他们的回答来改变你的语调来继续谈话。

Steere则更进一步,他说,无论你在公司里和谁打交道,谨慎一点总是好的。她说:“你永远不知道经理什么时候会看到你的电子必威app手机下载版邮件,所以要写得好像你的经理会看到你发给同事、客户或其他利益相关者的电子邮件。”“给同事和经理写的所有商业邮件都要使用专业语言,不要使用俚语和缩写等等。必威app手机下载版

如果你接触的执行谁比你更高级(假设你的老板的老板),斯蒂尔建议运行由老板直接的想法首先,制定一个正式而简明的音符之前。它也可能是一个好主意,有你的老板校对消息,除非此事涉及到与你的老板的行为问题;在这种情况下,直接进入HR,斯蒂尔建议。“和文档,你已经做到了这一点,”她补充道。“这种类型的事情最好是通过面对面的会议,而不是电子邮件来处理。”

3.适应公司的电子邮件沟通风格。

专业的邮件不需要缺少你的个性,但是你的语气和公司的邮件风格可以帮助你成为一个更有效的沟通者。如果你在一个快节奏的创业环境中工作,你公司的邮件风格可能会比较随意,但是如果你在一个公司环境中工作,它可能会比较正式,特别是在处理客户的时候。

在你自己的团队中,花时间学习同事或经理的个人邮件风格实际上可以帮助你更有效地处理邮件。必威app手机下载版“有些人可能喜欢用要点符号,有些人可能不管请求或问题都用简单的‘好’回答,还有一些人可能会忽略前三句话之后的任何信息,”她说红三叶草人力资源顾问埃里克Mochnacz。“一旦你熟悉了同事们的邮件风格,就开始相应地适当地调整自己的风格。”

4.保持冷静。

这应该是一个没有脑子,但我们不能重申这还不够:“即使你觉得很强烈的一个问题,这不是一个好主意来发泄在一封电子邮件中你的感情,说:” KIS财务人力资源和商业顾问苏安德鲁斯。你几乎总是后悔你在一个性急的虚拟长篇大论发送的内容。

如果你必须继续前进,把一切在那里的页面(当然,屏幕)作为草案(您可能要拿出收件人的地址,所以你可以不小心发送这个版本)。但随后采取了暂停 - 无论是只有10分钟或一整天。“回来吧,当你已经通过认真反思和思考问题的几率,”安德鲁斯说。

5.知道何时电子邮件“离线”或到松弛。

如果你是一个管理者,你需必威app手机下载版要拨打电话之间的对话应该在人的,哪些是细通过电子邮件都可以了。“如果电子邮件交换开始很简单,但是开始升级,始终建议在下一个电话或面对面沟通,” Mochnacz说。“这有助于避免误解或曲解色调,尤其是当记者感觉防守。”

但对于有关员工绩效,坚持电子邮件的关键对话,因为他们是用于管理反馈文件过程中的重要组成部分。你会想的通信记录在一个时间标记的电子邮件,然后甚至有一个会议。

随着不太严重的问题,可以节省你的同事的时间和饶他们的收件箱中像松弛聊天应用程序的快速平。“在我们公司,我们利用时差更多的休闲类的东西像点菜,信号可用性等,因为它是一个快速的方法来达到人,”托马谢夫斯基说。

6.记住,工作邮件并不总是私人的。

一些新手的工作电子邮件发件人往往忘记的是,您的工作电子邮件技术上属于你的公司,不是你的,而且是完全监测的。而在社会化媒体时代,炎症性的电子邮件可以很容易地公之于众,以秒(有多少次出现这种情况在Twitter上?)。因此,更有理由保持工作电子邮件专业!

安德鲁补充说,“工作邮件形成的贵公司的正式书面记录的一部分,并可以作为法庭采纳的文件。”因此,这些电子邮件可以作为任何法律程序贵公司经历的一部分共享,甚至可以对你直接使用。因此要格外小心,发送电子邮件任何其他员工或客户的敏感信息或评论。

7.不要落入坏电子邮件模式。

最后,有一些危险的邮件行为会给你贴上新手的标签,所以要尽量避免。

  • 停止道歉,并启动电子邮件“很抱歉打扰你......”斯蒂尔说,“发送电子邮件的行为本身是对读者的时间的一小侵入。如果你真的需要通过电子邮件沟通,保持它的时候不会道歉“。并在整个电子邮件道歉只是帮倒忙让您点的方式,并削弱对你的信心作为发件人。
  • 每次有新的想法的时候不要垃圾邮件的同事与多个电子邮件地址。“请你需要问你的同事或经理和发送列表一次或至多一天两次,事物的运行列表”斯蒂尔建议。必威app手机下载版
  • 尽量避免冗长的电子邮件论述。Matthew Burr,创始人毛刺咨询的建议是,将你的邮件保持在一至两段的长度范围内,因为超过这一段可能会导致收件人略过这段内容或把邮件推到一边待会再处理。
  • Tomaszewski说,提醒自己你不是在发短信,所以尽量减少表情符号的使用,即使你是用手机发邮件。“在公司环境中,并不是每个人都喜欢使用它们,所以我不建议在电子邮件交流中使用它们。”